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gem. Art. 13 DSGVO für die Datenverarbeitung im Rahmen der Bearbeitung notarieller Amtsgeschäfte – Stand: Januar 2026

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Beteiligten haben im Notariat einen besonders hohen Stellenwert. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Rahmen notarieller Amtsgeschäfte verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Notar Alexander Beck
Futterstraße 13/13a, 1. Etage, 99084 Erfurt
Telefon: 0361 210 170
E-Mail: [email protected]

Datenschutzbeauftragter:
GNotDS Gesellschaft für notariellen Datenschutz mbH
Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig
Telefon: 0341 5831140 · Fax: 0341 58311429
E-Mail: [email protected] 

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Wahrnehmung der uns gesetzlich übertragenen notariellen Aufgaben. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin bzw. im Zusammenhang mit einem notariellen Verfahren und ist erforderlich, um Ihr Anliegen angemessen zu bearbeiten sowie gesetzliche Informations-, Prüf-, Dokumentations- und Antragspflichten zu erfüllen.

3. Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen für deren Verarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Wir verarbeiten insbesondere:

• Allgemeine Personendaten: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) etc.
• Kennnummern/Legitimationsdaten: Ausweis-/Passnummer, Steuer-ID, Registerdaten, Kfz-Kennzeichen etc.
• Bank- und Zahlungsdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Zahlungsanweisungen, ggf. Finanzierungsdaten
• Vermögens- und Sachverhaltsdaten: Grundstücks-/Immobiliendaten, Rechte an Grundstücken, gesellschaftsrechtliche Beteiligungen, Versicherungen, Einkommen/Renteninformationen, sonstiges Vermögen etc.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/ausgeübte öffentliche Gewalt) i. V. m. dem notariellen Berufsrecht (insb. BNotO, BeurkG, DONot) sowie landesrechtlichen Regelungen. 

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO):
Soweit dies für ein ordnungsgemäßes Verfahren nach dem Beurkundungsgesetz erforderlich ist, können ausnahmsweise auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (z. B. Angaben zu Seh-/Hör-/Schreibbehinderungen, Gesundheitsdaten oder Angaben, die aus dem Sachverhalt Rückschlüsse auf besonders geschützte Daten zulassen). Rechtsgrundlage ist dann regelmäßig Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. den einschlägigen spezialgesetzlichen Regelungen (u. a. BeurkG/BDSG).

Daten aus anderen Quellen:
Wir erheben – soweit erforderlich – auch Daten aus öffentlich zugänglichen Registern/Quellen (z. B. Grundbuch, Handels-/Vereinsregister) oder von Dritten (z. B. Kreditinstituten, Behörden, Gläubigern). Dies geschieht nur, soweit es für das konkrete notarielle Verfahren veranlasst und erforderlich ist.

4. Empfänger Ihrer Daten

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, wenn dies gesetzlich zulässig und erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.

Empfänger können insbesondere sein:

• Grundbuchamt, Registergerichte (z. B. Handels-/Vereinsregister)
• Finanzverwaltung (z. B. Finanzamt)
• Zentrales Testamentsregister, Zentrales Vorsorgeregister (soweit einschlägig)
• Ländernotarkasse (insb. im Rahmen der Kostenprüfung) – hierzu informiert die Ländernotarkasse in ihrer Datenschutzerklärung „Prüfung des Kosten- und Abgabenwesens“. 
• Notarkammer, Dienstaufsicht
• Andere Notarinnen/Notare (z. B. bei erforderlicher Mitwirkung oder Verwahrungsvorgängen)
• Kreditinstitute, Beteiligte und sonstige private Dritte (z. B. Käufer/Verkäufer, Berater), jeweils nur soweit dies zur Bearbeitung des konkreten Anliegens erforderlich ist und typischerweise auf Veranlassung/mit Bezug zum Verfahren erfolgt.

Dienstleister / Auftragsverarbeiter:
Soweit wir Dienstleister einsetzen (z. B. IT-Systembetreuung, Notarsoftware, Finanzbuchhaltung), erfolgt dies – sofern erforderlich – als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5. Speicherung Ihrer Daten

Wir bewahren Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Die Fristen richten sich insbesondere nach der DONot sowie nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben (u. a. HGB/AO) und hängen vom Verarbeitungszweck ab.
Beispiele: Korrespondenz und Buchungsbelege regelmäßig 10 Jahre; Vermerke zu Verfügungen von Todes wegen können deutlich länger aufzubewahren sein (z. B. bis zu 100 Jahre nach den maßgeblichen Regelungen der DONot).

6. Ihre Rechte

Sie haben – jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) 
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Diese Rechte gelten nur insoweit, als dem nicht insbesondere gesetzliche Pflichten und die notarielle Verschwiegenheitspflicht (u. a. § 18 BNotO) entgegenstehen. Eine Verarbeitung erfolgt überwiegend auf gesetzlicher Grundlage; nur ausnahmsweise benötigen wir eine Einwilligung. In Einwilligungsfällen können Sie eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerderecht:
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Postfach 90 04 55, 99107 Erfurt (Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt). 

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich jederzeit an uns oder an den Datenschutzbeauftragten wenden.